Bạn có một tệp tin Excel, nó càng ngày “béo phì” quá cân, dung tích thì ngày 1 tăng lên, xử lý công việc ngày càng chậm rãi chạp. Thắc mắc đặt ra là? Làm vậy nào để bớt cân mang lại file Excel đó? Lỗi này tự đâu ra?

Kẻ thù độc nhất vô nhị của bài toán tăng cân béo bệu này, chính là do ăn những quá độ với lười luyện tập thể thao.

Bạn đang xem: Cách làm giảm dung lượng file excel

Nghe giống con fan quá nhỉ? thực ra việc ăn đủ ở vào Excel, chính là thao tác COPY & PASTE của công ty gây nên.

CÁC NGUYÊN NHÂN:


Objects:

Các hình shape, tốt nút các bạn chèn vào ô, lúc bạn sao chép xuống (Fill Down), thì nó cũng tự xào luộc ra. Hoặc bạn coppy nội dung trên 1 trang web nào đó, hoặc từ tệp tin nào kia khác, với dán vào tệp tin của mình, đi kèm là rất nhiều Object mà chúng ta không thể thấy bằng mắt thường.

Vậy làm thế nào để xóa khỏi các Object trong tệp tin Excel?Cách thông thường:

Bước 1: lựa chọn Sheet cất Object yêu cầu xóa, nhấn F5 nhằm hiện ra hành lang cửa số Go to… (hoặc vào tab Home, chọn Find và Select).Bước 2: chọn SpecialsBước 3: lựa chọn Objects cùng nhấn OK.Bước 4: nhấn Delete nhằm xóa tất cả.Lưu ý: tất cả các Object trong Sheet sẽ tiến hành chọn, tuy nhiên nếu bạn có nhu cầu giữ lại 1 object nào đó, ví như là cái nút chạy macro, thì bạn cũng có thể ấn giữ SHIFT và lựa chọn vào nút đó để vứt chọn, rồi chúng ta có thể xóa các object còn lại. Tương tự chúng ta sẽ làm cho từng sheet khác.

*

– chúng ta chọn tab DATA > lựa chọn Edit Links.

– đánh giá lại các file chúng ta đã liên kết, trường hợp không quan trọng liên kết nữa. Tức là bạn chỉ cần lấy hiệu quả tính từ file khác. Bạn cũng có thể chọn Break links để bỏ liên kết.

– lúc ấy sẽ xuất hiện thêm bảng thông báo, sẽ thay đổi các hàm links thành giá chỉ trị tác dụng của nó, và làm việc này cần thiết hoàn tác lúc thực hiện. Vị vậy, bạn nên lưu file với một tên bắt đầu để sao giữ dự phòng, để thực hiện sao lưu, bạn chọn Cancel, rồi Save as để lưu thương hiệu mới.

– Sau đó, hoàn toàn có thể thực hiện câu hỏi Break Links là để chuyển đổi.

*

Named Range:

Cùng cùng với việc xào nấu dữ liệu, đi kèm theo đó là các NAMED RANGE đã vận dụng cho file, cùng nó tạo thành ra không hề ít Named Range trong file của bạn.

Xem thêm: Cách Làm Mục Lục Tự Động Trong Word 2016, 2013, 2010 Chuẩn Và Nhanh

*

Vậy làm sao để xóa bỏ các named range trong tệp tin Excel?

Cách thông thường:

Bước 1: Bạn có thể chọn Filter để lựa chọn ra những Name bị lỗi nhằm xóa lần lượt, để chọn những Name cùng 1 lúc, chúng ta chọn Name đầu tiên trong danh sách.Bước 2: giữ lại kéo thanh cuộn cho tới cuối cùng, và giữ SHIFT, chọn cái name cuối cùng.Bước 3: bạn chọn nhấn phím Delete nhằm xóa.

*

Dùng ASAP Utilities Add-in:

Bạn lựa chọn tab ASAP Utilites, chọn mục RANGE, các bạn sẽ tìm thấy phần 27. Delete all name range with an invalid cell references…Và bạn cũng có thể xóa tất cả. Xung quanh ra, chúng ta có thể chuyển đổi các Named Range thành showroom của tham chiếu, bằng cách chọn mục 24. Replace the name range used in formulas with their cell references…

*

Styles:

Cùng với việc xào nấu dữ liệu, đi kèm theo đó là các style đã vận dụng cho file, và nó tạo ra rất nhiều Style trong file của bạn.

*
Vậy làm sao để xóa khỏi các style rác trong tệp tin Excel?

– cách thông thường: chúng ta có thể click đề nghị vào tên từng Style rác, lựa chọn Delete nhằm xóa đi. Nếu như thấy thọ quá, bạn có thể dùng Add-in bên dưới.

– sử dụng Remove Style Add-in, đấy là addin được cung cấp bởi Microsoft. Sở hữu về từ archive.codeplex.com hoặc bạn dạng dự phòng tại RemoveStyles qua Mediafire. Khi setup xong, các bạn sẽ thấy mục Remove Styles xuất hiện trong tab Home, ở kề bên Cell Styles như trong ảnh bên trên. Bạn chưa chắc chắn cách mua addin như thế nào? Hãy tham khảo nội dung bài viết hướng dẫn cài đặt add-in trong Excel sau nhé!

*

– dường như vẫn có một addin Inquire có sẵn vào Office 365, cùng với công cụ: Clean Excess Cell Formatting.

Excel Binary Workbook giúp bớt dung lượng

Sau các bước trên, các bạn sẽ có tác dụng như sau:

*

Như các bạn thấy, họ có file lúc đầu là 7Mb, sau thời điểm các thao tác làm việc trên, họ giảm dung tích xuống còn 1Mb, vậy mong muốn giảm nữa thì làm gắng nào? bạn chọn File > Save as… chọn Lưu dưới dạng Microsoft Excel Binary Workbook, khi đó bạn sẽ thấy file liên tiếp giảm đi một nửa chỉ từ 500Kb.

*

Cuối cùng, các bạn có thể thực hiện nay các thao tác sau, nhằm mục đích giúp giảm thêm dung tích của file: Xóa đi các Worksheet trống, Xóa đi phần đa dòng trống sinh hoạt cuối, và Reset Last Cell trong Excel với biện pháp của ASAP Utilities.

*

Lời Kết:

Như các bạn thấy rồi đó, các thao tác bình thường COPY và PASTE cũng tạo ra nhiều tai hại, vậy làm cho sao tinh giảm việc này? Khi họ COPY, và thay do nhấn Ctrl + V để Paste ra, thì họ có chọn lựa PASTE SPECIAL … khi đó bạn có thể lựa lựa chọn PASTE VALUE, thay vị dán luôn công thức sang.

Nếu toàn bộ các trường hòa hợp trên, bạn đều không mắc phải, tuy thế file vẫn nặng, vậy sẽ làm bí quyết nào? vì nội dung bài viết dài, đề nghị mình sẽ chia riêng phần đó sang tập 2 của túng bấn kíp võ thuật này … Cảm ơn các bạn đã quan tiền tâm!

Hiện tại, pktruyenky.vn Học Excel Online đã mở rất nhiều các khóa học đào tạo về Học Excel cơ phiên bản đến nâng cao với các chuyên gia hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi sẽ có đến mang đến bạn những buổi học bổ ích, hiệu quả có thể sử dụng thành thạo Excel để áp dụng trong công việc. Ngoài ra, chúng tôi đã có nhiều chương trình khuyến mại lớn cho các học viên đăng kí vào tháng này, vậy còn trần trừ gì nữa mà ko đăng kí tức thì thôi.

Đọc tiếp tập 2: Cách sửa tệp tin Excel bị nặng nề chậm và gỡ bỏ mật khẩu đảm bảo an toàn khi quên mật khẩu.