Trộn thư (Mail Merge trong excel) là 1 trong những công rứa vô cùng tiết kiệm thời hạn khi buộc phải gửi một lượng thư lớn. Nó giúp bạn nhanh chóng tạo một lá thư, thư điện tử hay tựa thư trong Word bằng phương pháp hợp nhất thông tin bạn tất cả trong trang tính Excel. Học excel nâng cao Online đang cung cấp cho bạn tổng quan liêu của đặc tính này và trả lời trộn thư theo từng bước.

Bạn đang xem: Cách làm mail merge trong excel 2010


Nền tảng trộn thư:

Trộn thư (mail merge vào excel) có thể trông cực nhọc khăn, tuy thế trên thực tế quá trình này khá solo giản.

Dể giúp cho bạn hiểu sâu hơn, quá trình trộn thư tất cả 3 tài liệu:

Văn bạn dạng Word chứa mã ứng với từng phần vậy thể.Tệp nguồn trộn thư Excel chứa thông tin người nhận, từng hàng là một trong những người nhận.Bản Word sau cùng với thư, email, phong bì hoàn chỉnh.

 Chuẩn bị trang tính Excel đến trộn thư:

Khi chúng ta trộn thư (mail merge trong excel), tệp Excel sẽ tiến hành kết nối với tài liệu trộn thư của Word. Microsoft Word vẫn lấy tên, địa chỉ và các cụ thể khác của tín đồ nhận trực tiếp từ bảng tính Excel.Vì vậy, trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn là rằng tệp Excel đã có tất cả thông tin bạn có nhu cầu bao tất cả tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm nhiều add liên hệ hoặc tin tức khác, bạn nên chuyển đổi hoặc bổ sung cập nhật bên trang tính Excel trước lúc trộn thư.Những điều quan trọng đặc biệt cần kiểm tra:Các cột vào bảng tính Excel yêu cầu khớp với những phần bạn muốn sử dụng khi trộn thư. Ví dụ: nếu bạn có nhu cầu xưng hô với những người đọc bằng Tên, hãy chắc chắn đã tạo thành hai cột họ và tên riêng biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên người nhận theo bang hoặc thành phố, xác minh rằng bạn đã có hai cột Bang và tp riêng biệt.Nếu tệp Excel bao gồm ngày, giờ, cực hiếm tiền tệ hoặc mã bưu điện bước đầu hoặc hoàn thành bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị chức năng tiền tệ.Nếu bạn tạo trang tính Excel bằng cách nhập tin tức từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy sử dụng Text Import Wizard.

Cách trộn thư từ bỏ Excel sang Word:

Khi xong và kiểm soát lại trang tính Excel, các bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để trộn thư. Trong ví dụ như này, chúng ta sẽ trộn thư với một list người thừa nhận trong Wrd 2010, tương tự cho Word 2013.

Nếu các bạn đã biên soạn thư sẵn một lá thư, chúng ta cũng có thể mở một tài liệu Word hiện nay có, hoặc sản xuất một tư liệu mới.Chọn các loại trộn thư bạn muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), thư điện tử (E-mail Messages), tem thư (Labels…), phong bì (Envelopes…) hoặc tư liệu (Normal Word Document). Vào ví dụ, bọn họ chọn Letters.

*

Chú ý. nếu như tùy lựa chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) ko hiển thị, lưu lại chọn Select All ở góc dưới mặt trái.

Nhấn vào Entire Spreadsheet, cùng OK.

*

Bây giờ chúng ta cũng có thể tiếp tục trộn thư như cách thông thường.

Chú ý. Phòng đề phòng những thông tin hiển thị những lần bạn mở tệp dữ liệu, quăng quật chọn Confirm tệp tin format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau thời điểm kết nối với list thư.

Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ khi trộn thư trong Word

Nếu bạn có nhu cầu định dạng số, ngày tháng tuyệt tiền tệ theo rất nhiều cách khác với tệp mối cung cấp trộn thư Excel, chúng ta có thể thực hiện nay trực tiếp vào văn phiên bản Word.

Chọn vùng trộn thư muốn biến hóa định dạng. Chúng rất có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác.Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Ví dụ, chúng ta chọn vùng Currency, bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY.Thêm trong số những mã hình trong số bảng bên dưới đây. Ví dụ, nếu bạn có nhu cầu 3000 xuất hiện thêm thành $3000, thêm # $,0 cùng mã sau đang hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0Nhấn F9 để cập nhận vùng. Sau đó nhấn Shift + F9 để xem kết quả.

Xem thêm: Cách Làm Cho Vợ Sướng Nhất 2018, Cách Làm Phụ Nữ Lên Đỉnh Cực Khoái Sướng

Định dạng số lượng, đơn vị chức năng tiền tệ với phần trăm

Mã hìnhMã vùng đầy đủVí dụMô tả
# 0MERGEFIELD CURRENCY# 03000Làm tròn số
# ,0MERGEFIELD CURRENCY# ,03,000Làm tròn số với phân sách phần ngàn bằng dấu phẩy
# ,0.00MERGEFIELD CURRENCY# ,0.003,000.00Số chứa hai chữ số thập phân và chia cách phần ngàn bằng dấu phẩy
# $,0MERGEFIELD CURRENCY# $,0$3,000Làm tròn đô la và dấu phẩy chia cách phần ngàn
# $,0.00MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00$3,000.00Dollar cất hai chữ số thập phân và ngăn cách phần ngàn bằng dấu phẩy
# “$,0.00;($,0.00);’-‘”MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘”($3,000.00)Kí hiệu độ-la, vệt ngoặc có nghĩa là số âm cùng một vệt gạch nối đến giá trị 0
# 0.00%MERGEFIELD PERCENT# 0.00%1.00%Phần trăm chứa hai chữ số thập phân
# 0%MERGEFIELD PERCENT# 0%1%Làm tròn phần tram

 Chú ý. Thay vị kí hiệu $, bạn có thể thay bằng ký hiệu tiền tệ không giống € hoặc £.

Định dạng ngày tháng và thời gian

Mã hình Ngày tháng/Thời gianVí dụ

“HH:mm:ss”
10:45:32

Bạn có thể sử dụng d, M, y cho 1 ngày tháng cùng giờ, tuy thế nhớ rằng M đại diện cho mon còn m đại diện cho phút.

Thay đổi định dạng của ngày tháng với giờ hiện nay tại:

Nếu chúng ta thêm vùng DATE TIME hiển thị thời hạn hiện tại trong văn bạn dạng trộn thư, chúng ta có thể thay đổi format của chúng.

Chọn vùng Date hoặc Time bạn muốn thay đổi định dạng.Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Nếu như bạn chọn vùng Date, bạn sẽ thấy DATE
“M/d/yyyy”
Nhấp yêu cầu vào vùng và chọn Edit Fields từ danh sách tùy chọn.

*

Trong hộp thoại Field, bảo vệ rằng ô Field names được định hình Date. Chọn định dạng ước muốn trong Date formats với nhấn OK.

*

Chú ý. Nếu bạn có nhu cầu giữ nguyên format khi cập nhật, đánh dấu chọn Preserve formatting during updates ở góc trái dưới cửa sổ vỏ hộp thoại.

Phím tắt Mail Merge:

Phím tắtChức năng
Alt + F9Mở tất cả vùng cần điền và kết quả trong văn phiên bản trộn thư
Shift + F9Hiện ra mã của rất nhiều chỗ trống
F9Cập nhật nơi trống được chọn. đặt con trỏ vào bất kể ô trống nào và nhấn F9 để cập nhật
F11Đến nơi trống phải điền sau
Shift + F11Đến nơi trống nên điền trước
Alt + Shift + EChỉnh sửa văn phiên bản trộn thư. Chú ý: vấn đề này sẽ ngắt kết nối giữa tệp Excel với văn bản Word, nguồn trộn thư đã không tự động hóa cập nhật nữa.
Alt + Shift + FChèn vùng trộn thư bắt đầu từ mối cung cấp trộn thư
Alt + Shift + MIn văn bạn dạng trộn thư
Ctrl + F9Chèn thêm một khu vực trống
Ctrl + F11Khóa khu vực trống nên điền. Công dụng sẽ không được cập nhật khi tin tức nguồn của Excel nuốm đổi.
Ctrl + Shift + F11Mở khóa nơi trống yêu cầu điền. Kết quả chỗ trống sẽ được update lần nữa.
Ctrl + Shift + F9Bỏ link chỗ trống buộc phải điền. Khu vực trống sẽ được xóa vĩnh viễn khỏi văn phiên bản và sửa chữa thay thế bằng giá bán trị bây giờ hiển thị dưới định hình bình thường.
Alt + Shift + DChèn tháng ngày hiển thị theo ngày tháng hiện tại
Alt + Shift + PChèn số trang
Alt + Shift + TChèn thời gian hiển thị theo thời hạn hiện tại
Alt + Shift + LChèn số sản phẩm tự

Mong rằng với bài viết này, sẽ giúp mang đến các bạn có thể tạo thư auto từ dữ liệu Excel sang trọng Word – nhân kiệt trộn thư Mail Merge một cách dễ dàng nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến nâng cấp về Excel các bạn hãy đăng kí gia nhập ngay những khóa học word excel cấp tốc với các chuyên viên có nhiều năm ghê nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.

Nguồn: Ablebits, dịch và biên tập bởi pktruyenky.vn Online.

Ngoài ra để vận dụng Excel vào các bước một cách kết quả thì bạn còn bắt buộc sử dụng giỏi các hàm, những công nạm khác của Excel:

Một số hàm cơ phiên bản thường chạm mặt như:

SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, các điều kiệnCOUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, những điều kiệnCác hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…Các hàm dò search tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…

Một số công cụ thường được sử dụng như:

Định dạng theo đk với Conditional formattingThiết lập đk nhập dữ liệu với Data ValidationCách để Name và thực hiện Name trong công thứcLập báo cáo với Pivot Table…

Rất nhiều kỹ năng và kiến thức phải không nào? cục bộ những kiến thức và kỹ năng này các bạn đều có thể học được vào khóa học EX101 – Excel trường đoản cú cơ phiên bản tới siêng gia của học tập Excel Online. Đây là khóa học giúp bạn hệ thống kỹ năng và kiến thức một cách đầy đủ, bỏ ra tiết. Hơn nữa không hề có giới hạn về thời gian học tập nên bạn cũng có thể thoải mái học bất kể lúc nào, dễ dãi tra cứu lại kiến thức và kỹ năng khi cần. Bây giờ hệ thống đang xuất hiện ưu đãi vô cùng lớn cho chính mình khi đăng ký tham gia khóa học. Chi tiết xem tại: pktruyenky.vn.Online