Trải qua rộng 100 năm, tại sao cho đến giờ vẫn Gantt Chart vẫn là 1 trong những phương pháp lập kế hoạch thông dụng và hữu dụng nhất vào việc cai quản dự án?

*

Sơ đồ vật Gantt (hay có cách gọi khác là sơ vật dụng ngang Gantt, biểu thiết bị Gantt xuất xắc Gantt Chart) là một số loại sơ vật dụng để trình diễn các công việc, sự kiện theo thời gian. Sơ đồ gia dụng sẽ tất cả 2 phần chính: trục tung biểu thị tên các quá trình và trục hoành thể hiện những mốc thời gian cho những quá trình ấy. Nhìn vào trong 1 sơ thứ Gantt, bạn dễ dàng nắm bắt được những thông tin của từng đầu các bước và của cả dự án.

Bạn đang xem: Vẽ sơ đồ gantt

Chính bởi cách sắp xếp thông tin đơn giản và dễ dàng mà lại rõ ràng, trực quan phải nó đã trở thành công cụ bổ ích để lập kế hoạch, lên timeline triển khai hoặc quản lý tiến độ dự án.

Khởi điểm của sơ thiết bị Gantt

Cuối trong thời điểm 1800, kỹ sư người tía Lan Karol Adamiecki đã cải cách và phát triển sơ trang bị luồng công việc trực quan nhưng ông call là “harmonogram“.

Vào khoảng năm 1910, Henry Gantt, một nhà support và kỹ sư quản lý đã đưa khái niệm của Adamiecki lên quy trình tiếp theo. Ông xây cất biểu đồ nhằm người đo lường và thống kê sản xuất biết liệu các bước của chúng ta được triển khai trước tuyệt sau thời hạn với đó chính là nền tảng của mức sử dụng mà họ sử dụng ngày nay.

Doanh nghiệp bạncó đề nghị tớimột sơ vật Gantt không?

Sơ đồ Gantt bao gồm thanh ngang được thực hiện để minh họa dòng thời gian của dự án công trình hoặc công việc. Mỗi thanh đại diện cho một bước trong các bước với độ nhiều năm là biểu hiện lượng thời hạn mà cách đó cần để hoàn thành.

Sơ vật Gantt là 1 trong những lựa chọn tốt nếu như các bạn cần:

Trực quan vén ra một kế hoạch dự án và cái thời gian: Sơ đồ vật Gantt cực tốt trong vấn đề hiển thị những quá trình sẽ được thực hiện, thời hạn thực hiện cùng theo trang bị tự nào, tạo ra sự rõ ràng trong planer và thời gian của dự án.

Phối hòa hợp nhiều mặt liên quan: Thông thường, nhiều bè lũ sẽ thao tác làm việc trên những phần khác biệt của một dự án cùng một lúc. Biểu vật dụng Gantt cung cấp cho bạn ánh mắt về toàn bộ các thành phần chuyển động tại bất kỳ thời điểm ví dụ nào và lúc nào nên đưa tiếp công việc cho bạn tiếp theo.

Ước tính thời hạn và trọng lượng công việc: mang lại dù thao tác một mình hay cùng tập thể, biểu trang bị Gantt cho biết thêm bạn nên bao nhiêu thời gian và nguồn lực nhân sự để hoàn toàn có thể phân bửa tài nguyên và sắp xếp thời hạn phù hợp.

Gantt chart là hình thức đơn giản độc nhất của một lịch trình dự án, là công cụ cân xứng nếu bạn muốn cung cung cấp cho nhân viên cấp dưới và đối tác một phiên bản tóm tắt toàn diện và tổng thể về lịch trình dự án.

*

Tại sao sơ đồ Gantt lại trở nên phổ cập đến thế?

Vì những điểm mạnh của nó

Sơ đồ gia dụng Gantt là phương thức tuyệt vời để lập planer cho số đông dự án: phù hợp với những quá trình đơn giản, ít chồng chéo cánh nhau, dễ dàng xây dựng và làm cho người đọc dễ nhấn biết các bước và thời hạn thực hiện của các công tác; thấy rõ tổng thời hạn thực hiện những công việc.

Quản lý thuộc lúc các thông tin

Chỉ với phương thức trình bày đơn giản gồm 2 trục thao tác chính, Gantt chart khiến cho bạn nắm được rõ các thông tin quan trọng của một dự án: ai là người phụ trách thực thi, thời điểm ban đầu và thời hạn ngừng của công việc, quan hệ giữa một quá trình với toàn bộ tiến độ dự án.

⇒ phương pháp thể hiện nay trực quan, đơn giản dễ dàng nhưng rất dễ nắm bắt và lập cập nắm được các thông tin chính.

Nâng cao năng suất

Các thông tin về người thực hiện công việc, quy trình thực hiện các bước được công bố công khai, góp từng cá thể hiểu được sự đặc trưng của từng đôi mắt xích trong dự án. Câu hỏi này giúp những thành viên chủ động hoàn thành quá trình bởi họ gọi rằng: sự lờ đờ của mình chắc chắn sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện của thành viên khác và của cả dự án.

⇒ Sự dữ thế chủ động trong các bước và trả thành các bước với tinh thần trách nhiệm là 1 trong yếu tố thúc đẩy gia tăng năng suất.

Sử dụng nguồn lực lượng lao động hiệu quả

Giản đồ Gantt cung cấp cho người quản lý, lập mưu hoạch dự án công trình có một chiếc nhìn tổng quan lại về dự án. Điều này giúp cho họ biết phân phối quá trình sao đến hiệu quả, bảo vệ các nguồn lực lượng lao động được sử dụng phải chăng và buổi tối ưu.

⇒ tinh giảm tình trạng quá mua công việc, bảo đảm an toàn chất lượng dự án

*

Tuy nhiên, Gantt chart lại sở hữu một vài ba nhược điểm

Phụ trực thuộc vào kết cấu phân phân tách đã được xây dựng

Trong thực tế, nếu như nhà cai quản cố cầm cố tạo cấu trúc phân chia các bước cùng thời gian với việc xây dựng Gantt chart, họ có nguy hại phải làm lại toàn thể lịch biểu dự án công trình - nếu có nào đấy bị quăng quật sót, thời lượng bị cầu tính sai, hoặc một sai trái nào kia khó thống kê giám sát được đến.

Chỉ chuyển động tốt với những dự án nhỏ

Khi thời lượng với tác vụ kéo dãn qua một trang, Gantt chart bước đầu mất dần công dụng của nó, vì sẽ rất khó giúp xem một dự án công trình tổng quan tiền trên màn hình máy tính. Đồng thời việc phải update thường xuyên cũng khiến nhà cai quản mất những thời gian, đặc trưng với đông đảo dự án lên tới mức hàng trăm đầu việc.

Hơn nữa, biểu thiết bị Gantt không làm tốt trong câu hỏi mô tả sự phức tạp. Ví dụ: giả dụ một cột mốc có tương đối nhiều nhiệm vụ quan trọng để xong xuôi và mỗi trọng trách đó có các nhiệm vụ phụ, biểu đồ vật Gantt ko thể trình bày được điều này. Vì lý do này, những nhà quản lý dự án tránh việc chỉ dựa vào biểu vật dụng Gantt mang lại nhu cầu thống trị dự án.

Sơ thứ Gantt không làm giỏi với việc xử lý những ràng buộc của dự án công trình .

Điều này là do giữa trung tâm chính của sơ vật dụng Gantt là thời gian.

Có 3 ràng buộc cơ bản trong một dự án: Thời gian, giá cả và phạm vi. Ngân sách chi tiêu và phạm vi tương đối đầy đủ sẽ không thể biểu hiện được trên một sơ đồ Gantt. Đồng thời cũng khó nhận thấy được cần phải ưu tiên thực hiện công việc nào nếu như sơ đồ gia dụng có quá nhiều các các bước đan xen, liên tiếp nhau.

*

*

Cách vẽmột sơ thiết bị Gantt trong thống trị dự án

Sơ thiết bị Gantt truyền thống lịch sử được tạo bằng cách vẽ tay vô cùng công phu, mỗi lúc dự án có biến hóa thì cũng cần phải sửa đổi hoặc vẽ lại. Điều này đã tạo ra một tiêu giảm lớn so với việc áp dụng Gantt chart. Mặc dù với sự ra đời của dòng sản phẩm tính và những phần mềm, biểu thiết bị Gantt ngày nay rất có thể được khởi tạo, cập nhật và in ra một biện pháp dễ dàng.

Bước 1: xác minh các đầu mục công việc cần thiết

Việc thứ nhất mà bạn cần làm chính là liệt kê tất cả các đầu mục quá trình cần thiết để tiến hành dự án. Để xác định được những đầu mục công việc, hãy suy xét về kim chỉ nam mà dự án công trình bạn yêu cầu đạt, dựa vào vậy kế hoạch bắt đầu thực sự mang về sự hiệu quả. Sau khi có những danh sách công việc, bạn hãy xác minh thời gian mau chóng nhất bước đầu dự án và thời gian ước tính nhằm thực hiện.

*

Bước 2: khẳng định mối dục tình giữa những công việc

Một trong những công dụng của sơ đồ gia dụng Gantt là nó màn biểu diễn được quan hệ giữa những công việc. Sau khi có đầu mục công việc, khoảng thời hạn thực hiện, hãy xác định xem quá trình nào đề xuất phải dứt mới rất có thể thực hiện nay được công việc kia. Những hoạt động phụ trực thuộc này được điện thoại tư vấn là những các bước “tuần tự” hoặc “tuyến tính”.

Những quá trình khác đã “song song” – tức là chúng có thể được triển khai cùng thời điểm với những công việc khác. Càng nhiều các các bước song song thì quy trình dự án của khách hàng càng được rút ngắn.

Xem thêm: Tiểu Sử Park Shin Hye: "Nữ Hoàng" Phim Thần Tượng Hàn Quốc, Nữ Diễn Viên Được Gọi Là Tiểu Park Shin Hye

Xác định các nhiệm vụ song song cùng tuần tự vào dự án. Trường hợp trách nhiệm này nhờ vào nhiệm vụ khác, hãy chú ý mối dục tình giữa chúng. Nó giúp chúng ta có thâu tóm sâu nhan sắc hơn về kiểu cách tổ chức dự án công trình và giúp ích khi bắt đầu mô tả định kỳ trình hoạt động trên biểu đồ.

Trong biểu thứ Gantt, có bố mối quan hệ ở vị trí chính giữa các nhiệm vụ tuần tự:

Finish to lớn Start (FS) – Nhiệm vụ FS ko thể bước đầu trước lúc nhiệm vụ trước kia (và liên quan) kết thúc. Chúng ban đầu sau.

Start to lớn Start (SS) – Nhiệm vụ SS ko thể bước đầu cho cho đến khi nhiệm vụ trước kia bắt đầu. Chúng ban đầu sau.

Finish to Finish (FF) – Nhiệm vụ FF ko thể xong trước lúc nhiệm vụ trước kết thúc. Chúng xong sau.

Ngoài ra còn loại thứ tư, Start lớn Finish (SF), cực kỳ hiếm.

Bước 3: màn biểu diễn sơ vật Gantt

Vậy là bạn đã có các tài liệu cần thiết, tiếng là lúc màn trình diễn sơ đồ. Chúng ta cũng có thể vẽbằng tay, Excel hoặc sử dụng các ứng dụng vẽ sơ thứ Gantt bài bản như: Gantto, Microsoft Project, pktruyenky.vn Wework...

Ngoài ra có một trong những công cụ được thiết kế với dựa trên đám mây, có nghĩa là bạn cùng nhóm hoàn toàn có thể truy cập tài liệu từ ngẫu nhiên vị trí nào. (Nó mang lại lợi ích rất đôi khi thảo luận, về tối ưu hoá và report dự án.)

*

Một dự án khá phức hợp được trình diễn trên Excel

Bước 4: cập nhật tiến độ dự án

Khi dự án của doanh nghiệp di chuyển dọc theo biểu vật dụng nghĩa là nó sẽ tiến triển. Mặc dù trong thời gian triển khai dự án, đang xảy ra tương đối nhiều sự rứa đổi. Lấy ví dụ như như công việc A cần ngừng để các bước B thực thi thế nhưng công việc A lại chưa xong, vậy phải điều chỉnh tiến độ thế nào để đảm bảo an toàn chúng không tác động đến toàn thể dự án. Tiếp tục theo dõi và update các đổi khác để chúng ta có những điều chỉnh kịp thời. Điều này còn khiến cho bạn cập nhật thông tin về kế hoạch cho nhóm của chính mình và nhà tài trợ.

Hướng dẫn biện pháp vẽ sơ vật dụng Gantt trong Excel

1. Sẵn sàng dữ liệu

Để bổ sung thêm cho phần Thực hiện dự án, chúng ta sẽ thêm cột % completion (tỷ lệ trả thành) trong bảng Thực hiện (actual), đồng thời thêm mục Days completed (số ngày sẽ thực hiện) vào Data Preparation trong đó:

Nếu Project timeline (thời gian dự án) mang lại mục Plan thì sẽ không còn tính Days completedNếu Project timeline là Actual thì Days completed = % completion * Days

Mục đích là để tìm hiểu được thực tế đã xong bao nhiêu % so với tiêu chuẩn. Bảng dữ liệu sau khi kết thúc sẽ như sau:

*

2. Công việc vẽ biểu vật dụng Gantt Chart

#1 Tạo mới 1 biểu đồ

Trong thẻ Insert bên trên thanh công cụ, chọn Chart/ Bar/ Stacked Bar

*

#2 Nạp dữ liệu vào biểu đồ

Trong thẻ Chart Tools (bấm vào biểu đồ vật vừa chế tạo sẽ mở ra thẻ Chart tools trên thanh công cụ) chọn mục Design, lựa chọn tiếp Select Data

*

Trong Chart data range: chọn vùng dữ liệu nạp vào Chart:

*

Thêm 1 vùng tài liệu nữa là Start date: trong phần Legend Entries (series) bấm Add

*

Tiếp theo chúng ta sẽ biến đổi thứ tự cho Start date đưa lên trước mục Days vào Legend Entries và Edit lại mang đến mục Horizontal (category) Axis Labels. Hoàn tất bước này chúng ta sẽ nhận được biểu thiết bị như mặt dưới:

*

#3 thu xếp thứ từ của task

Trong biểu trang bị trên bọn họ thấy các Task đang sắp xếp thứ từ ngược so với mong mỏi muốn. Vị đó họ sẽ thu xếp lại vật dụng tự này bằng cách:

Bấm vào tên các Task vào biểu đồ

Trong cửa sổ Axis Options bấm chọn mang đến mục Categories in reverse order

*

#4 Chỉ lưu giữ phần biểu đồ dùng số ngày thực hiện cho những task

Trong biểu thiết bị trên, phần tô màu xanh chính là phần số ngày triển khai cho những Task, còn phần tô màu tiến thưởng là tính tự mốc bắt đầu. Mốc này được Excel auto gợi ý. Vì thế mục đích của bọn họ khi vẽ biểu đồ dùng Gantt chart để làm chủ tiến độ dự án đó là chỉ hiển thị trường Số ngày thực hiện các Task.

Để ẩn phần tô color vàng, chúng ta nhấp chuột phải vào thanh biểu đồ, lựa chọn Format Data Series, vào mục Fill chọn No fill, mục Border lựa chọn No Line

*

#5 đổi khác khoảng thời gian của biểu đồ

Khi vẽ biểu vật dụng dạng này, Excel sẽ tự động hóa gợi ý cho chúng ta về khoảng thời gian. Mặc dù nhiên lưu ý này chưa hẳn lúc nào cũng chính xác. Vị đó bọn họ sẽ cần điều chỉnh lại khoảng thời gian này cho tiếp giáp với dự án mà bọn họ theo dõi.

Tuy nhiên khi chúng ta click chuột vào mục Ngày vào biểu thứ thì thấy:

Mục đích của họ là đổi khác sang:

Nhập 2 thời buổi này vào vị trí ngẫu nhiên trong Sheet, tiếp nối format cells cho 2 địa điểm đó dưới dạng General chúng ta đang thấy giá trị ngày nay được hiển thị bên dưới dạng con số. Nhập 2 số này vào phần bên trên ta được:

*

#6 quan sát và theo dõi tỉ lệ xong công việc

Để rất có thể theo dõi xác suất hoàn thành các bước thì chúng ta phải biểu diễn phần Days completed vào vào biểu đồ và lồng vào trong phần Days. Để làm cho được điều này chúng ta sẽ thêm 1 đối tượng người sử dụng vào biểu vật dụng đó chính là Error Bar

Bấm con chuột vào biểu vật dụng và chọn trong thẻ Chart Tools/ kiến thiết / showroom Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options

*

Khi chọn More Error Bar Options sẽ xuất hiện mục Add Error Bars pktruyenky.vnd on Series: có nghĩa là Excel mong muốn hỏi họ sẽ thêm dữ liệu Error Bar tính cho vùng dữ liệu nào. Ở đây bọn họ sẽ chọn mang lại Start date.

Trong mục Format Error Bars thiết lập cấu hình như sau:

Direction chọn Plus

End syle lựa chọn No cap

Error Amount chọn Custom/ Specify Value và lựa chọn tới vùng Days Completed (vùng O4:O9)

Sau đó họ sẽ định dạng hiển thị mang lại vùng này như sau:

Chọn color (color): đề nghị chọn màu gồm độ tương phản bội cao so với màu đã hiển thị trên biểu đồ

Chọn phạm vi (width): tùy theo độ rộng của vùng biểu vật dụng để lựa chọn tương ứng làm sao cho Error Bar đang chèn lên toàn cục vùng biểu đồ gia dụng gốc

Kết quả sau khoản thời gian sử dụng Error Bar như sau (trong biểu đồ tiếp sau đây đã chuyển màu sắc Working days là color vàng, Error bar (day completed) color xanh)

*

Như vậy là chúng ta đã tất cả thể chấm dứt được biểu đồ làm chủ dự án (hay có cách gọi khác là Gantt chart – biểu đồ làm chủ tiến độ dự án).

Excel liệu có phải là lựa chọn rất tốt cho Gantt chart? Có ứng dụng vẽ sơ đồ Gantt nào tiện nghi và đúng chuẩn hơn không?

Khi lựa chọn 1 công cầm cố để chế tạo ra sơ vật dụng Gantt, thông thường sẽ sở hữu 3 lựa chọn: Excel, phần mềm vẽ Gantt chart chuyên dụng, phần mềm cai quản dự án cùng với module Gantt chart.

Excel là công cụ phổ cập nhất bởi tính hoạt bát và gần gũi với bạn dùng. Ưu điểm chính của nó là khả năng cấu hình thiết lập dễ dàng. Mặc dù mặc mặc dù cho là công cụ quen thuộc nhưng Excel lại sở hữu những nhược điểm rất lớn:

Giao diện khá cồng kềnh. Mất thời hạn để tạo bằng tay ra một dự án kể cả đơn giản và dễ dàng hay phức tạp. Những hướng dẫn bên trên chỉ là công việc cơ bản, để biến tài liệu bảng tính thành một lý lẽ theo dõi dự án công trình trực quan tiền thì tín đồ dùng cần những kỹ năng đặc biệt và trình độ hơn.

Một yếu điểm khác là chúng đề nghị được update tiến độ bằng tay thủ công mỗi khi đều thứ biến hóa trong quá trình thực hiện tại dự án. Điều này khiến nhà quản lý và nhân viên cấp dưới mất đi tính linh động vì không có tác dụng truy cập Excel số đông lúc đông đảo nơi.

Mỗi lần update phải báo cho mọi fan biết vì không tồn tại tính năng thông báo.

Phần mềm vẽ sơđồ Gantt chuyên dụng cũng là một tùy lựa chọn hợp lý, được thiết kế với có công năng riêng giành riêng cho việc này đề xuất nó được cho phép bạn chế tạo sơ đồ gia dụng cho toàn bộ các các loại dự án. Tuy vậy mọi chuyện vẫn chỉ xuất sắc đẹp khi tạm dừng ở tiến trình lập chiến lược của dự án. Khi thống trị các hoạt động và nhiệm vụ, nhà làm chủ sẽ đề nghị chuyển sang một căn nguyên hoặc công cụ khác như giao tiếp, thương lượng về unique kết quả của từng nhiệm vụ,.. Rất khó để cầm cố được nguồn thao tác thực sự của group là làm việc đâu.

Một phần mềm thống trị dự án tích hợp giao diện Gantt chart là 1 trong lựa chọn lôi cuốn và thích phù hợp với nhà quản lý bởi vì nó hỗ trợ tất cả những công cụ bạn cần để thống trị dự án từ trên đầu đến cuối.

Ngoài tự động hóa hiển thị các bước dưới sơ đồ Gantt, nhà thống trị có thể theo dõi dự án dưới nhiều ánh mắt khác như Kanban, Checklist,... Mỗi góc nhìn lại có những ưu nhược điểm, thể hiện được rất nhiều insight không giống nhau.

*

Một sơ thiết bị Gantt được vẽ trường đoản cú độngtrên phần mềmquản lý dự án pktruyenky.vn Wework

Các phần mềm này chất nhận được người cần sử dụng tạo một dự án phức hợp với đông đảo công việc nhỏ tuổi bên trong những nhiệm vụ. Việc update dự án cũng dễ dàng và cấp tốc chóng.Một công dụng cực kỳ có lợi là phần mềm sẽ gửi thông báo ngay lập tức đến các người tương quan đến dự án mỗi khi có nạm đổi.Một số phần mềm còn tích hợp biện pháp chat nội bộ.

*

Người dùng rất có thể trao thay đổi trực tiếp dưới mỗiđầu câu hỏi trên sơ đồ gia dụng Gantt

Các phần mềm này đềukhông tốn yếu và cung ứng giao diện đám mây thân thiết với người dùng, hoàn toàn có thể sử dụng trên cả máy tính và sản phẩm di động.

Xem Review chi tiết Top 15 phần mềm quản lý quá trình và dự án cực tốt hiện nay.

Trong số các phần mềm quản lý quá trình và dự án tốt nhất có thể hiện nay,pktruyenky.vn Wework là công cụtích hợp vừa đủ các hào kiệt Lập kế hoạch - Giao bài toán - theo dõi và quan sát tiến độ công việc - nhận xét - report tự động.

Với pktruyenky.vn Wework, quá trình luôn được theo dõi cạnh bên sao trong ngẫu nhiên thời gian nào, cho dù bạn vẫn ở đâu, có đang sử dụng máy tính xách tay hay điện thoại. Đó chính là công nghệmà các bạn cần đầu tư chi tiêu nếu mong muốn thức thời với công nghệ 4.0 vào doanh nghiệp.

Để được TƯ VẤN và thử nghiệm TRẢI NGHIỆM TÍNH NĂNGxem phần mềm pktruyenky.vn Wework có phù hợp với nhu cầu của công ty bạn tuyệt không, hãy đk miễn mức giá ngayTẠI ĐÂY.